A rendezvényszervezés lépései

A rendezvényszervezés tipikusan az a tevékenység, amit profi rendezvényszervezőre is lehet bízni, de saját magadnak is megoldhatod egy kis utánajárással. Ha saját magad szeretnél egy rendezvényt megszervezni, akkor a következő lépések alapján tudod a folyamatot végigvinni.

Az első lépés természetesen a tervezés. A tervezés során először is fel kell mérni, végig kell gondolni az igényeket. Hány ember várható a rendezvényre, hol szeretnéd megtartani, milyen programok, plusz szolgáltatások lesznek, kell-e pl. étkeztetésre, zenére stb. költeni. Minden olyat érdemes feljegyezni, amire szükséged lehet, később lehet lehúzni dolgokat a listáról. Még a tervezési fázisban érdemes a költségvetést is meghatározni. Gyakran szoktak egy nagyságrendi összeget meghatározni, és egy kicsit magasabb, fix összeget, amit semmiképpen sem szabad túllépni.

A tervezési folyamat után következhet az előkészítés. Az előkészítési fázisban számos dologra kell figyelni. Az egyik fontos kérdés a rendezvény helyszíne. Emellett olyan dolgokat kell megszervezni, mint a programok, a személyzet vagy az ételek/italok. Ezek lehetnek saját magad által elvégzett feladatok is, de az is lehet, hogy szolgáltatókat kell rá keresned.

A megvalósítás során megrendezésre kerül a rendezvény. Ha nincs semmilyen probléma, váratlan helyzet, akkor minden a tervezéskor meghatározott menetben zajlik. De érdemes azért felkészülni a váratlan helyzetekre, előre elgondolni, hogy hogyan lehet reagálni bizonyos esetekben.